智能檔案密集柜為用戶提供系統(tǒng)環(huán)境、網絡、通信、聲音、硬件設備自檢和系統(tǒng)服務測試，及時向用戶推送測試結果，是密集柜設備為客戶提供的統(tǒng)一標準化功能服務，幫助用戶輕松了解密集柜的最新狀態(tài)，改變以往的需求，大大提高了用戶的工作效率，節(jié)省了工作時間，有利于密集架的實時維護。它還可以自動檢測到錯誤操作，可以有效地避免密集架故障操作帶來的安全風險。用戶遵循框架鎖定功能的規(guī)定，避免鎖定后因外力推動活動框架而發(fā)生事故，確保密集框架安全穩(wěn)定運行，為進入檔案倉庫的用戶提供安全可靠的框架操作服務，對檔案安全管理具有標準化的指導意義。

  倉庫管理員只需通過智能檔案管理系統(tǒng)獲取實時環(huán)境數據、智能密集柜的操作狀態(tài)、人員進出通道實時狀態(tài)和報警信息，不再需要親自到檔案倉庫查看統(tǒng)計數據，大大縮短了收集信息所需的時間，提高了發(fā)現問題的及時性，縮短了問題的解決時間。同樣智能密集柜廠家也遵循這一標準，不僅降低了使用單位智能檔案密集柜的建設和應用以及與其他業(yè)務系統(tǒng)的連接難度，而且為密集架的維護服務提供了依據和保障，減少了用戶單位智能密集架的維護和升級。改造等障礙使密集架的應用和監(jiān)督更加高效。
  智能檔案密集柜應支持全天收集和記錄密集框架內的溫濕度數據，并自動通風，以保持框架內適宜的環(huán)境。為用戶提供框架內的溫濕度數據和自動通風功能，確保文件或數據的存儲條件。當數據不符合存儲條件時，及時提示用戶，有利于用戶對倉庫環(huán)境的實時監(jiān)控，提高密集柜的智能水平，對確保文件和環(huán)境安全具有重要意義。